Wie wir Ihre Daten verwenden

Mitteilung im Sinne des Artikels 13 des Gesetzesvertretenden Dekretes Nr. 196 des Jahres 2003 Datenschutzgesetz (Privacy)
Mitteilung der NOTARIATSKANZLEI ISOTTI LONGI
Der Notar ist eine Amtsperson, der seine institutionellen Aufgaben zur Gewährleistung der Rechtssicherheit in der Position der Parteiunabhängigkeit erfüllt. Der Notar hat die Aufgabe, den Urkunden zwischen Privatpersonen und den darin enthaltenen Informationen, Echtheit zu verschaffen, so dass sich jeder auf diese verlassen kann. Gleichzeitig gewährleistet der Notar die Rechtskonformität der Urkunden. Durch seine qualifizierte Rechtshilfe wird erreicht, dass das von den Parteien gewünschte Ergebnis erreicht wird, soweit rechtlich möglich.
Die Datenerfassung
Um seine Tätigkeit auszuüben, muss der Notar einige Daten verwenden, die Sie und etwaige andere beteiligte Parteien betreffen. Dabei handelt es sich um persönliche und/oder vermögensrechtliche Informationen, welche sowohl elektronisch als auch in Papierform verarbeitet werden. Die Informationen können von Ihnen direkt, von einer anderen beteiligten Partei oder bei Dritten eingeholt werden; außerdem können Datenbanken eingesehen werden, die vorwiegend von öffentlichen Ämtern, selten auch von Privaten, geführt werden.
Je nach Auftrag nimmt der Notar (persönlich oder durch beaftragte Personen) Einsicht beim Kataster, beim Liegenschaftsregister bzw. Grundbuch, beim Handelsregister der Handelskammer, beim Standesamt, beim Meldeamt und in andere ähnliche öffentliche Datenbanken. Dies um die Informationen, welche für die korrekte Ausführung des Auftrages erforderlich sind, zu sammeln. Diese Datenbanken können sich auch im Ausland befinden, so zum Beispiel wenn der Notar ersucht, wird eine Urkunde aufzunehmen mit Beteiligung einer ausländischen Gesellschaft. Solche für die notarielle Tätigkeit unbedingt notwendige Informationen werden gesammelt und in der Notariatskanzlei oder in anderen vom Notar vorgesehenen Räumlichkeiten aufbewahrt. Ohne diese Informationen könnte der Notar weder den ihm erteilten Auftrag noch die ihm vom Gesetz auferlegten Pflichten erfüllen. Die Sie betreffende Daten werden jeweils für die einzelnen Urkunden oder Operationen erfasst und werden in unserem Archiv sowohl in Papierform als auch elektronisch aufbewahrt.
Die Datenerfassung erfolgt auch für die vom Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche vorgesehenen Zwecke. Für einige Dienstleistungen kann sich der Notar von Personen seines Vertrauens, Verantwortlich für die Datenerfassung bedienen. Diese erfüllen technische und/oder organisatorische Aufgaben erfüllen. Das diesbezüglich angelegte Verzeichnis wird konstant auf den neuesten Stand gebracht. Es kann darin auf Anfrage in der Notariatskanzlei kostenlos eingesehen werden.
Die Mitteilung der Daten
Der Notar ist verpflichtet bestimmte Daten an öffentliche Ämter mitzuteilen; dies erfolgt ausschließlich in den vom Gesetz vorgesehenen Fällen und unter strenger Einhaltung der vom Gesetz vorgesehen Modalitäten. Durch diese übermittelte Daten werden meistens die öffentliche Datenbanken - von denen der Großteil der Daten entnommen wurde, die Sie und die eventuellen anderen beteiligten Parteien betreffen - auf den Stand gebracht.
Die Übermittlung der Daten erfolgt vorwiegend auf telematischem Wege mit Hilfe der in der Computer der Kanzlei und der diesbezüglichen Software. Die italienischen Notare haben dafür eigens ein vertrauliches und geschütztes gesamtstaatliches telematisches Netz sowie ein eigene digitale Unterschrift verwirklicht. Die digitale Unterschrift wird von einem eigenen Amt für die Zertifizierung verwaltet. Dadurch wird das höchste Maß an Sicherheit auch in der Verwendung von Datenverarbeitungsanlagen gewährleistet.
Daten werden zum Beispiel mitgeteilt:
• an die Agentur für Einnahmen – vormals Registeramt - (Finanz- und Wirtschaftsministerium) zur steuerrechtlichen Meldung (Registrierung) der Urkunde;
• an die Agentur der Einnahmen - Gebietsagentur (Liegenschaftsregister) und an das Katasteramt (Finanz und Wirtschaftsministerium) zur Eintragung des Vertrages und seiner Umschreibung oder an das zuständige Grundbuchamt für die entsprechenden Einverleibungen/Anmerkungen;
• an das Standesamt für diesbezügliche Formalitäten (zum Beispiel Anmerkung der Vereinbarung der Gütertrennung am Rande des Trauungsurkunde);
• an das Handelsregister bei Gründung von Personen- und Kapitalgesellschaften, Änderungen von Gesellschaftssatzungen und –vereinbarungen, Abtretung von Gesellschaftsanteile und ähnlichen Rechtsgeschäften.
Die Datenbanken der einzelnen öffentlichen Ämter sind mit besonderen Modalitäten, welche direkt vom Gesetz geregelt sind, zugänglich. Es handelt sich vorwiegend um öffentliche Register, die von allen eingesehen werden können.
Falsche Daten oder Daten nicht auf den neuesten Stand
Sie haben jederzeit freien Zugang zu den Daten, die Sie betreffen. Sie haben auch das Recht die Berichtigung, die Anpassung oder die Ergänzung von nicht korrekten oder unvollständigen Daten oder die Löschung oder die Sperre jener Daten zu verlangen, welche gesetzeswidrig behandelt wurden. Bei rechtmäßigen Gründen, welche in dem zu stellenden Antrag gemäß Art. 7 Datenschutzgesetz anzuführen sind, können Sie gegen die Datenverwendung Einspruch erheben.
Ein Notariatsakt, wie jedes andere ähnliches öffentliches echtes Dokument, ist dazu bestimmt, in seinem ursprünglichen Wortlaut unverändert aufbewahrt zu werden. Jede nachfolgende Änderung der in der Urkunde enthaltenen Daten darf keine Änderung der Urkunde bewirken, sondern muß gesondert in der jeweils dafür vorgesehenen Art und Weise erfolgen. So ist zum Beispiel die Verlegung des Wohnsitzes dem Meldeamt mitzuteilen. Gleichermaßen wird nach erfolgter Rückzahlung des Hypothekardarlehens die betreffende Urkunde weder vernichtet noch wird auf dieser eine Anmerkung vorgenommen; die Löschung der Hypothek erfolgt beim Liegenschaftsregister (bzw. Grundbuch) mit dem vom Gesetz vorgesehenen Verfahren.
Müssen notarielle Urkunden in Folgen von objektiven Fehlern berichtigt werden, so kann die Richtigstellung nur mit einer weiteren notariellen Urkunde durchgeführt werden.
In den anderen Fällen kann die Berichtigung mit dem Formular welches auf der Website der Behörde für den Schutz der personenbezogenen Daten (http://www.garanteprivacy.it) zu finden ist, verwendet werden wobei dieses an die Notariatskanzlei ISOTTI LONGI als Berechtigte der Datenverarbeitung zu übermitteln ist.
Über Internet gesammelte Daten
Im Sinne des Art. 13 des Gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 196 vom 30. Juni 2003 und nachfolgende Änderungen und Ergänzungen informieren wir darüber, dass alle Daten, welche Sie über unseren Internetauftritt bzw. über andere Wege (Fax, e-Mail, Post) an uns senden, gesammelt und gespeichert werden. Wir garantieren im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, dass die Verarbeitung der persönlichen Daten unter Berücksichtigung der grundlegenden Rechte und Freiheiten sowie der Würde des Betroffenen mit besonderem Bezug auf die Geheimhaltung, die persönliche Identität und das Recht auf Schutz der persönlichen Daten erfolgt.
Die von uns verarbeiteten persönlichen Daten unterliegen keiner Verbreitung.